Asiakirjastandardi on sopimus, joka määrittelee, miten tekstiasiakirja tulisi lähtökohtaisesti asetella. Asiakirjastandardi siis käytännössä sanelee, mitä tietoja jokaisesta maailman tekstiasiakirjasta tulisi löytyä ja mihin kohtaan kyseiset tiedot pitäisi merkitä. Tällainen sopimus helpottaa asiakirjojen lukemista, mutta myös kirjoittamista, kun kirjoittajan ei tarvitse arpoa, onkohan paperissa nyt kaikki tarvittavat tiedot vai ei.

Asiakirjastandardin hyödyt korostuvat yrityksissä ja järjestöissä, joissa yksi henkilö saattaa käsitellä jopa satoja asiakirjoja päivässä. Papereita työkseen käsittelevällä voisi palaa käämi, jos hän yrittäisi järjestää pöytäkirjoja aikajärjestykseen ja pöytäkirjojen päivämäärät löytyisivät kymmensivuisten pöytäkirjojen miltä tahansa sivulta mistä tahansa kohtaa sivua. Jos hän ei näkisi mistään, miten paljon sivuja kussakin asiakirjassa pitäisi olla, hän joutuisi pikalukemaan kaikki pöytäkirjan sivut selvittääkseen, ovatko kaikki sivut tallella vai puuttuuko esimerkiksi viimeinen sivu. Syitä sille, miksi tietyt tiedot pitäisi merkitä aina tiettyn paikkaan, voisi keksiä loputtomiin.

Työhakemus ja siihen liitettävä ansioluettelo ovat tyypillisiä asiakirjoja, jotka luodaan yleensä asiakirjastandardin mukaisesti. Asiakirjastandardin mukaisella hakemuksella osoitat hallitsevasi asiakirjastandardin ja erotut useimmista hakijoista myönteisesti. Jos kuitenkin haet esimerkiksi graafikon töitä ja haluat osoittaa hakemuksellasi äärimmäiset taitosi, asiakirjastandardista poikkeamista voi luonnollisesti harkita. Etikettiä voi yleensä rikkoa, jos osoittaa tuntevansa sen.

Milloin asiakirjastandardia tulee noudattaa?

Aina paitsi silloin kun ei. Asiakirjastandardista kannattaa poiketa vain perustellusta syystä.

Jos haluat tehdä asiat ammattimaisesti ja siististi, kirjoita tekstisi asiakirjastandardin mukaisesti. Yleisesti ottaen asiakirjastandardin noudattamisesta on kaikille enemmän hyötyä kuin haittaa. Kukaan ei kuitenkaan vie sinua vankilaan, vaikka et noudattaisi asiakirjastandardia.

Milloin siis asiakirjastandardia ei kannata noudattaa? Yleensä seuraavissa tilanteissa.

  • Kun kirjoitat tekstiä itsellesi eli teksti ei tule olemaan julkinen.
  • Kun kirjoitat tekstin taholle, joka on erikseen pyytänyt sinua kirjoittamaan asiakirjastandardista poikkeavan ohjeistuksen mukaan.
  • Kun asiakirjastandardin mukaisen asiakirjan nysväämiseen ei yksinkertaisesti kannata käyttää aikaa.
  • Kun haluat ottaa tietoisen riskin.

Noudata siis asiakirjastandardia aina, jos et keksi yhtään hyvää syytä olla noudattamatta sitä.

Mitä asiakirjastandardiin sisältyy?

Asiakirjastandardin täydellinen hallitseminen ei ole helppo juttu ja esimerkiksi ammattikorkeakouluissa on erikseen pelkästään asiakirjastandardia käsitteleviä kursseja. Asiasta on myös kirjoitettu lukuisia kirjoja. Asiakirjastandardiin tulee ajoittain myös muutoksia, sillä sitä kehitetään koko ajan. Muutamia vuosia sitten muodissa oli kirjoittaa asiakirjan tyyppi suuraakkosin (esim. “PÖYTÄKIRJA”), mutta nykyään asiakirjatyyppi kirjoitetaan pienaakkosin ensimmäistä kirjainta lukuun ottamatta (esim. “Pöytäkirja”). Lienee siis täysin selvää, ettei asiakirjastandardin jokaista ohjeistusta yksinkertaisesti voi oppia muutamassa tunnissa.

Ei ole kuitenkaan syytä masentua. Kaikkien ei tarvitse osata asiakirjastandardia täydellisesti – eihän monikaan suomea puhuva osaa suomea täydellisesti. Kaiken tarpeellisen asiakirjastandardista voi oppia muutamassa tunnissa. Ellet sitten ryhdy kirjoittamaan asiakirjoja ammatiksesi.

Standardin mukaisesta asiakirjasta löytyvät usein sisällön lisäksi seuraavat tiedot:

  • Organisaatio tai lähettäjä
  • Asiakirjan tyyppi
  • Sivunumero ja sivujen kokonaismäärä
  • Päivämäärä

Asiakirjastandardissa on toki varattu myös tila asiakirjan vastaanottajalle ja hänen osoitteelleen. Onpa asiakirjastandardissa myös määritelty, missä kohtaa tulee lukea “salainen”, jos kyseessä on salainen asiakirja.

Miten teen standardin mukaisen asiakirjan?

Standardin mukaisen asiakirjan luominen on helppoa. Asian voisi toki toteuttaa räpeltämällä dokumenttia askel kerrallaan oikean näköiseksi. Taito tehdä juuri haluamansalaisia asiakirjoja on luonnollisesti hyödyllinen, mutta moiseen askarteluun ei välttämättä kannata käyttää aikaa kerta toisensa jälkeen. Asiakirjastandardia noudattavia asiakirjamalleja pohjana käyttäen kuka tahansa saa aikaan erehdyttävästi oikeannäköisiä asiakirjoja. Useimmiten tämä taso on riittävä.

LibreOffice tarjoaa sivustollaan vapaasti käytettävän, standardin mukaisen asiakirjamallin. Asiakirjastandardin noudattamisesta selviää yleensä lataamalla asiakirjamallin ja täydentämällä oikeat tiedot oikeille paikoille. Niinpä kaikki, mitä sinun tulee osata, on ymmärtää asiakirjastandardin merkitys ja imaista asiakirjamalli LibreOfficen ohjesivulta. Asiakirjamallissa on kaikki yleisesti tarvittavat tiedot oikeilla paikoillaan. Täydennät vain oikeat tiedot malliin ja poistat kohdat, joita et tarvitse.

Tom Himanen
Share This